Przekazanie samochodu służbowego jest istotnym procesem w zarządzaniu flotą firmową, który wymaga precyzyjnej dokumentacji i skutecznego nadzoru. Protokół przekazania samochodu jest nie tylko formalnym potwierdzeniem zmiany użytkownika pojazdu, ale także dokumentem, który zapewnia ochronę obu stron - zarówno firmy, jak i kierowcy. Co musi się w nim znaleźć? Sprawdźcie!
Kiedy jest potrzebny protokół przekazania samochodu?
Protokół przekazania samochodu jest potrzebny w kilku sytuacjach, związanych z zarządzaniem flotą pojazdów firmowych. Przede wszystkim, jest on wymagany podczas przekazywania pojazdu nowemu pracownikowi, co umożliwia formalne odnotowanie stanu technicznego samochodu oraz jego wyposażenia w chwili przekazania.
Protokół jest również istotny w przypadku zwrotu pojazdu przez pracownika, co pozwala na weryfikację, czy samochód został zwrócony w stanie zgodnym z oczekiwaniami firmy.
Dodatkowo, dokument ten jest potrzebny przy przekazywaniu pojazdu do serwisu lub warsztatu na przegląd lub naprawy, aby upewnić się, że wszelkie uszkodzenia lub usterki są odpowiednio zarejestrowane.
Protokół przekazania jest także używany w przypadku sprzedaży lub wymiany pojazdu, co pozwala na udokumentowanie jego stanu przed zmianą właściciela.
Dlaczego protokół przekazania samochodu jest ważny?
Protokół przekazania samochodu jest ważnym dokumentem, który pełni kilka ważnych funkcji w zarządzaniu flotą pojazdów firmowych. Przede wszystkim, stanowi on formalne potwierdzenie stanu technicznego pojazdu w momencie przekazania go nowemu użytkownikowi.
Dokument ten pomaga zabezpieczyć zarówno firmę, jak i pracownika przed ewentualnymi sporami dotyczącymi uszkodzeń lub braków w wyposażeniu pojazdu, które mogłyby powstać w trakcie jego użytkowania.
Ponadto, protokół przekazania pozwala na monitorowanie historii użytkowania pojazdu, co jest niezwykle istotne w kontekście zarządzania kosztami eksploatacji i utrzymania floty. Wreszcie, dobrze sporządzony protokół przekazania wspiera procesy audytu i zgodności z wewnętrznymi procedurami firmy oraz przepisami prawnymi.
Co musi się znaleźć w protokole przekazania samochodu?
W protokole przekazania samochodu powinny znaleźć się szczegółowe informacje, które dokumentują stan pojazdu oraz warunki jego przekazania:
Dane identyfikacyjne pojazdu:
- Numer rejestracyjny
- Numer VIN (Vehicle Identification Number)
- Marka i model pojazdu
- Rok produkcji
Dane strony przekazującej i odbierającej:
- Imię i nazwisko osoby przekazującej pojazd
- Imię i nazwisko osoby odbierającej pojazd
- Stanowiska i/lub funkcje w firmie obu osób
- Data i miejsce przekazania pojazdu
Stan techniczny pojazdu:
- Przebieg pojazdu w momencie przekazania
- Opis stanu zewnętrznego (nadwozie, lakier, szyby, lusterka, opony)
- Opis stanu wewnętrznego (tapicerka, deska rozdzielcza, wyświetlacze, wyposażenie dodatkowe)
- Stan techniczny (silnik, hamulce, układ kierowniczy, zawieszenie)
Wyposażenie pojazdu:
- Lista wyposażenia standardowego (np. klimatyzacja, radio, systemy bezpieczeństwa)
- Lista wyposażenia dodatkowego (np. GPS, zestaw głośnomówiący, bagażnik dachowy)
- Akcesoria (np. kluczyki, dokumenty, gaśnica, apteczka)
Dokumentacja i dodatkowe informacje:
- Lista dokumentów przekazywanych wraz z pojazdem (dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, książka serwisowa)
- Informacje o ostatnich przeglądach i naprawach
- Uwagi dotyczące ewentualnych uszkodzeń lub braków
Podpisy stron:
- Podpis osoby przekazującej pojazd
- Podpis osoby odbierającej pojazd
Fotograficzna dokumentacja stanu pojazdu (opcjonalnie):
- Zdjęcia dokumentujące stan pojazdu w momencie przekazania
Rola monitoringu GPS w procesie przekazywania samochodów służbowych
Monitoring pojazdów odgrywa ważną rolę w procesie przekazania samochodu służbowego pracownikowi, ułatwiając zarządzanie pojazdem i pracą kierowcy menadżerowi.
System Flotis gromadzi dane dotyczące m.in. pokonywanych tras, czasu jazdy i postojów, maksymalnej i średniej prędkości jazdy, stylu jazdy kierowcy. Dzięki funkcjom takim, jak alerty o przekroczeniach prędkości, zbyt długich trasach w określonych dniach, spadku napięcia akumulatora istnieje możliwość szybkiej reakcji na problemy, zmniejszając ryzyko potencjalnych awarii i dodatkowych kosztów.
Dużym atutem jest także możliwość prowadzenia ewidencji wydatków, związanych z pojazdem służbowym na bieżąco i monitorowania kosztów utrzymania pojazdu. Można skorzystać z kart paliwowych lub dodawać ręcznie faktury. Po wprowadzeniu kart paliwowych, do dyspozycji menadżera będą również dane dotyczące średniego spalania.
W panelu Flotis istnieje opcja wygenerowania raportów podsumowujących, np.: ilość przejechanych kilometrów, tras, udziału alertów i innych danych statystycznych, a także specjalnych zestawień pokazujących np.: styl jazdy kierowcy w ostatnim tygodniu, dwóch tygodniach czy nawet miesiącu.
Możliwość bieżącego monitorowania pojazdu oraz kierowcy jest niezwykle przydatna w procesie powierzenia auta służbowego pracownikowi. Dzięki temu można łatwo zweryfikować pracę zatrudnionego kierowcy oraz sprawdzić pojazd i koszty jego utrzymania.