Prowadzenie kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który chce rozliczyć 100% podatku VAT oraz 100% wydatków związanych z eksploatacją samochodu w ramach prowadzonej działalności. W jaki sposób prowadzić taką ewidencję? Sprawdźcie!
Prowadzenie ewidencji pojazdu - co to znaczy?
Ewidencja przebiegu pojazdu to inaczej zwana potocznie kilometrówka. Do końca 2018 roku przedsiębiorcy, którzy chcieli wliczyć w koszty wydatki związane z użytkowaniem dla potrzeb prowadzonej przez siebie działalności prywatnych samochodów osobowych, które nie stanowiły środków trwałych lub nie były wykorzystywane na podstawie umowy leasingu, dzierżawy lub najmu.
Obowiązkiem prowadzenia ewidencji byli objęci przedsiębiorcy, którym zależało na wliczeniu w koszty uzyskania przychodu wszelkich wydatków związanych z wykorzystywaniem w prowadzonej działalności swojego samochodu, który nie był wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a stanowił własność prywatną przedsiębiorcy, pracownika przedsiębiorcy lub osoby trzeciej, np.: na podstawie umowy najmu.
W przypadku rozliczania pracowników – ewidencja przebiegu pojazdu oraz stawka rozliczenia za 1 km ustalona odgórnie wciąż obowiązuje.
Kto nie musi prowadzić ewidencji przebiegu firmowego pojazdu?
Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy w ramach prowadzenia działalności, chcą wykorzystywać swój prywatny samochód, aby móc zaliczyć w koszty firmy wszelkie wydatki związane z jego użytkowaniem, nie muszą już prowadzić kilometrówki do celów PIT. Obowiązek ten został zniesiony ze zmianą sposobu rozliczania samochodów, które są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Obecnie przedsiębiorcę obowiązuje stały limit wydatków, które są związane z eksploatacją samochodu prywatnego do działalności – 20%. Oznacza to, że przedsiębiorca może odliczyć jedynie 20% do kosztów firmowych, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu dla samochodów użyczonych oraz z najmu krótkoterminowego
Od 1 stycznia 2019 roku nie obowiązuje również kilometrówka dla samochodów używanych w przedsiębiorstwie na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego.
Limit wydatków w kosztach firmowych wynosi 75%, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą odliczyć 75% kosztów firmowych np.: za zakup paliwa lub oleju czy płynu do spryskiwaczy, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.
Ewidencja przebiegu pojazdu dla samochodów używanych wyłącznie firmowo
Zgodnie z nowelizacją przepisów PIT obowiązkiem prowadzenia kilometrówki są objęci przedsiębiorcy, którzy wykorzystują swój samochód wyłącznie w celach firmowych i chcą odliczać 100% wydatków eksploatacyjnych, które ponoszą w związku z pojazdem używanym w działalności. Samochód ten musi stanowić środek trwały lub być używany na podstawie umowy leasingu, najmu albo dzierżawy.
Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT - ułatw sobie rozliczanie z Urzędem Skarbowym
Obowiązkiem prowadzenia ewidencji pojazdu są objęci także podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od zakupu samochodu i wydatków eksploatacyjnych. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które używane są wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów odliczenia 100% VAT oraz 100% kosztów firmowych powinna zawierać:
- Numer rejestracyjny pojazdu firmowego.
- Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji.
- Stan licznika przebiegu samochodu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
- Wpis osoby, która kierowała pojazdem, który dotyczy każdego wykorzystania pojazdu z zawarciem: kolejnego numeru wpisu, daty i celu wyjazdu, opisu trasy (skąd i dokąd), liczby przejechanych kilometrów oraz imieniem i nazwiskiem wraz z podpisem osoby, która kierowała pojazdem i potwierdzeniem przez podatnika (w celu potwierdzenia autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeśli to nie ona jest podatnikiem).
- Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Ewidencję przebiegu pojazdu można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej trzeba pamiętać o tym, by na koniec miesiąca sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.
Ewidencja przebiegu pojazdu do delegacji
W ewidencji przebiegu pojazdu używanego przez pracownika np.: do delegacji powinny się znaleźć informacje:
- Nazwisko oraz imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazd.
- Numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, od której zależna jest obowiązująca stawka za 1 km.
- Opis trasy (skąd-dokąd).
- Kolejny numer wpisu.
- Data i cel wyjazdu.
- Liczba faktycznie przejechanych kilometrów.
- Stawka za 1 km przebiegu.
- Kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych km i stawki za 1 km przebiegu.
- Podpis podatnika (pracodawcy) oraz jego dane.
Dużym ułatwieniem w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu używanego przez pracownika firmy jest wsparcie Flotis, który umożliwia monitorowanie i rejestrowanie najważniejszych danych o ruchu i postoju pojazdu, a także lokalizowanie pozycji pojazdów i przebytej trasy.
Jakie są stawki za 1 km przebiegu pojazdu aktualnie?
Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu są ustalone odgórnie w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku i wynoszą:
- Dla samochodów o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł.
- Dla samochodów o pojemności od 900 cm3 – 0,8358 zł.
- Dla motocykla – 0,2302 zł.
- Dla motoroweru – 0,1382 zł.
Ewidencja przebiegu pojazdu we Flotis - jakie dane otrzymasz?
We Flotis istnieje możliwość uzyskania raportu, który nazywa się Ewidencją przebiegu pojazdu. Zestawienie jest generowane w formacie xls, co daje wiele możliwości wyboru odpowiednich pól do ostatecznego raportu, np.: wybór jednego samochodu z całej floty pojazdów, dowolnego zakresu czasowego, miejsc z trasy, liczby przejechanych kilometrów, itd.
W ewidencji przebiegu pojazdu Flotis znajduje się również miejsce na podpis pracownika, co powoduje, że raport może stanowić dokument księgowy.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu we Flotis jest niezwykle wygodne, za sprawą możliwości ustawienia cyklicznego i automatycznego generowania się raportów na koniec miesiąca.