Efektywne zarządzanie flotą pojazdów firmowych niesie wiele korzyści, zwłaszcza w zakresie zmniejszenia kosztów i oszczędności czasu. Najlepszym wsparciem dla zarządzającego flotą są nowe technologie, umożliwiające monitorowanie pojazdów i pracy kierowców. Co jeszcze skutecznie wspiera Fleet Managerów? Sprawdźcie w naszym poradniku!
Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą pojazdów, czyli car fleet management, to proces, który obejmuje planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie mobilnych zasobów firmy.
Ostatnie lata wykazały, że integralną częścią zarządzania flotą pojazdów są rozwiązania technologiczne, które wspierają całość procesu – od podejmowania decyzji po obsługę.
Celem zarządzania flotą jest kontrola kosztów, efektywne wykorzystanie pojazdów oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz regulacji. To również zarządzanie flotą pojazdów i kontrolowanie jej.
Cały proces można podzielić na różne aspekty, takie jak leasing oraz finansowanie pojazdów, konserwację oraz naprawy, zarządzanie licencjami, obsługę wypadków oraz zgodność z prawem, przepisami, monitorowanie pojazdów, zarządzanie stylem jazdy kierowców, zarządzanie paliwem oraz nadzorowanie przepisów BHP.
Zarządzanie małą flotą samochodów
Nawet w zarządzaniu małą flotą samochodową najlepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie Fleet Managera, który specjalizuje się w tym procesie. Wykwalifikowany Fleet Manager kompleksowo zajmie się zarządzaniem floty w każdym kluczowym obszarze.
Oczywiście do pracy będą potrzebne odpowiednie narzędzia, począwszy od popularnego Excela, skończywszy na systemie monitoringu i zarządzania flotą.
W przypadku, w którym firma poszukuje oszczędności i nie planuje zatrudnienia dodatkowego pracownika, zarządzanie małą flotą samochodów może być równie intuicyjne i wygodne, za sprawą wsparcia nowych technologii.
Ponadto, warto również wdrożyć dobre praktyki, które pomogą efektywnie zarządzać małą firmową flotą:
Utworzenie regulaminu – zebranie najważniejszych zasad dla kierowców, którymi powinni się kierować podczas pracy oraz regulaminu użytkowania pojazdów firmowych to podstawa. W zbiorze powinny się znaleźć informacje na temat prawa drogowego i karnego oraz umowy zabezpieczające firmę i przenoszące konsekwencje prawne ewentualnych wypadków samochodowych na kierowcę. Takie dokumenty powinien poznać każdy kierowca, zanim rozpocznie pracę w firmie.
Optymalizacja kosztów paliwa – dzięki odpowiednio dobranym narzędziom optymalizacja kosztów paliwa będzie bardzo intuicyjna, np.: Flotis umożliwia rejestrowanie faktur paliwowych oraz import transakcji z kart paliwowych, co pozwala na generowanie raportów dotyczących tankowania i średniego spalania pojazdu. Jeśli zauważalne będą odchylenia od normy, wówczas można szybko zareagować i umówić auto na przegląd, celem wyeliminowania usterki powodującej, np.: wzrost spalania.
Planowanie tras przejazdów – dobre zaplanowanie tras przejazdów kierowców pozwala na dużą oszczędność czasu, jak również zmniejszenie kosztów. W Flotis fleet manager ma dostęp do GEOstref, dzięki czemu otrzyma alerty o wjeździe i wyjeździe z wybranej strefy, a do tego może zweryfikować pracę kierowcy, a nawet długość postojów.
Szkolenia dla kierowców – przeprowadzanie regularnych szkoleń dla kierowców przyniesie wiele korzyści całej flocie. Warto edukować zmotoryzowanych z zakresu oszczędnej i ekologicznej jazdy, a także o bezpieczeństwie. Ponadto, dobrym rozwiązaniem jest zachęcenie kierowców do traktowania pojazdów firmowych, tak samo jak własnych. Pomocny może być w tym układ, że po jakimś czasie będą mogli wykupić firmowy pojazd w korzystnej cenie. Taką taktykę stosuje wiele mniejszych i większych firm.
Analiza stylu jazdy kierowców – w zarządzaniu flotą bardzo ważnym aspektem jest stałe monitorowanie stylu jazdy kierowców, co pozwala na zmniejszenie kosztów paliwa, ubezpieczenia oraz zaoszczędzenie na naprawach. Flotis umożliwia nawet weryfikację, czy kierowca jeździ przepisowo, co jest niezwykle przydatne, zwłaszcza w dobie wysokich kar za przekroczenia prędkości jazdy i ryzyko utraty uprawnień przez kierującego, a co za tym idzie – utraty pracownika w firmie.
Ubezpieczenie i serwisowanie – czyli kompleksowe zadbanie o pojazdy firmowe. Niezbędny będzie wybór zaufanej firmy ubezpieczeniowej, która zaoferuje najlepsze warunki w zakresie polis dla floty oraz Autoryzowanej Stacji Obsługi.
Technologia w zarządzaniu flotą samochodową
W zarządzaniu flotą samochodową bardzo pomocna jest technologia, która umożliwia osiągnięcie maksymalnych celów:
Karty paliwowe – to jeden z najpowszechniejszych rodzajów monitorowania floty samochodowej. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania z łatwością można zweryfikować koszty paliwa, generować faktury w formacie cyfrowym oraz automatycznie regulować płatności lub przedpłacić kartę paliwową na odpowiednią kwotę. Ta metoda pozwala zaoszczędzić sporo czasu, zarówno kierowcom, jak i pracownikom księgowym czy fleet managerom.
Monitoring pojazdów – dzięki zastosowaniu monitoringu GPS w autach firmowych zyskuje się możliwość kontrolowania zużycia paliwa w aucie, rozliczania kilometrówki oraz analizowania poziomu eksploatacji pojazdu. W rozwiązaniach takich, jak Flotis istnieje jeszcze szereg innych możliwości, np.: podglądu w czasie rzeczywistym pozycji pojazdu na mapie, analizowanie czasu wjazdu i wyjazdu, itd.
System do zarządzania flotą pojazdów – wdrożenie do firmy inteligentnego systemu, np.: Flotis, umożliwi efektywne monitorowanie i zarządzanie flotą pojazdów. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest możliwość szybkiego generowania zestawień, raportów, a nawet prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie wymaganego dokumentu księgowego.
Cyfryzacja dokumentów – przynosi wiele korzyści firmie, również w kontekście zarządzania flotą. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją firmową umożliwia przechowywanie wszelkich faktur, wniosków, delegacji w cyfrowym formacie. A to z kolei pozwala na zachowanie porządku w dokumentach, a także minimalizuje ryzyko zagubienia danych lub ważnych papierów.