Samochody służbowe odgrywają ważną rolę w wielu firmach, zapewniając nie tylko mobilność, ale także wspierając operacje biznesowe. Zarządzanie flotą firmowych pojazdów wymaga uwzględnienia wielu aspektów, od monitoringu GPS po zasady użytkowania i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Korzyści z posiadania samochodu służbowego w firmie
Posiadanie samochodu służbowego w firmie przynosi wiele korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Przede wszystkim, samochód służbowy umożliwia pracownikom szybkie i sprawne przemieszczanie się między różnymi miejscami, co jest szczególnie ważne w przypadku pracowników terenowych, handlowców czy serwisantów.
Dodatkowo, pracownicy nie muszą korzystać z własnych pojazdów ani transportu publicznego, co pozwala na zaoszczędzenie czasu i środków na dojazdy. Auto służbowe umożliwia także lepsze planowanie i realizację zadań, zwiększając tym samym produktywność i efektywność pracowników. A firmy mogą również korzystać z preferencyjnych stawek na paliwo i serwisowanie pojazdów.
Nowoczesne samochody służbowe są wyposażone w zaawansowane systemy bezpieczeństwa i komfortowe wyposażenie, co zwiększa bezpieczeństwo i wygodę pracowników podczas podróży służbowych.
Firmy mogą monitorować koszty związane z eksploatacją pojazdów służbowych, takie jak paliwo, serwis czy ubezpieczenia, co pozwala na lepsze zarządzanie budżetem, a dzięki monitorowaniu GPS można optymalizować trasy przejazdu, co przekłada się na oszczędność paliwa i czasu, a także na lepszą realizację zadań.
Jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące użytkowania samochodu służbowego?
W Polsce, obowiązki pracodawcy i pracownika, dotyczące użytkowania samochodu służbowego są regulowane przez przepisy prawa pracy oraz wewnętrzne regulaminy firmowe.
Do obowiązków pracodawcy należą:
- Zapewnienie sprawnego technicznie pojazdu - pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi samochód służbowy, który jest sprawny technicznie, posiada aktualne przeglądy oraz jest ubezpieczony.
- Pokrycie kosztów eksploatacyjnych - pracodawca ponosi koszty związane z eksploatacją pojazdu, takie jak paliwo, serwis, naprawy, ubezpieczenie, oraz koszty związane z użytkowaniem GPS i innych systemów monitoringu.
- Szkolenie z obsługi pojazdu - pracodawca powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie szkolenie z obsługi samochodu, w tym szkolenie z zakresu bezpieczeństwa oraz korzystania z systemów monitoringu GPS, jeśli są zainstalowane.
- Przestrzeganie przepisów BHP - pracodawca musi zapewnić, aby warunki użytkowania samochodu służbowego były zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Monitorowanie użytkowania pojazdu - w przypadku korzystania z systemów monitoringu GPS, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zasadach działania tych systemów i celach ich stosowania, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Obowiązkami pracownika, są:
- Przestrzeganie przepisów ruchu drogowego - pracownik korzystający z samochodu służbowego ma obowiązek przestrzegać wszystkich przepisów ruchu drogowego oraz zasad bezpieczeństwa na drodze.
- Dbanie o pojazd - pracownik powinien dbać o powierzony mu samochód, co oznacza regularne kontrolowanie stanu technicznego, czyszczenie oraz zgłaszanie wszelkich usterek pracodawcy.
- Korzystanie zgodnie z przeznaczeniem - samochód służbowy powinien być używany wyłącznie do celów służbowych, chyba że pracodawca wyraził zgodę na inne formy użytkowania, np. do celów prywatnych. W takim przypadku mogą obowiązywać dodatkowe zasady i koszty.
- Prowadzenie ewidencji użytkowania - pracownik może być zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której dokumentuje trasy, cele podróży oraz ilość przejechanych kilometrów.
- Zgłaszanie wypadków i kolizji - w przypadku wypadku, kolizji lub innych zdarzeń drogowych, pracownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić to zdarzenie pracodawcy oraz odpowiednim służbom.
- Przestrzeganie regulaminu użytkowania - pracownik powinien przestrzegać wewnętrznych regulaminów firmy dotyczących użytkowania samochodów służbowych, które mogą określać dodatkowe zasady i obowiązki.
- Odpowiedzialność za szkody – w przypadku uszkodzenia pojazdu z winy pracownika, może on być pociągnięty do odpowiedzialności materialnej za szkody, zgodnie z przepisami prawa pracy i wewnętrznymi regulaminami firmy.
Monitorowanie floty samochodowej – jak działa GPS?
Monitoring floty za pomocą GPS (Global Positioning System) to rozwiązanie, które ułatwia prowadzenie firmy oraz sprawowanie kontroli nad jej wydatkami. Z tej opcji korzysta coraz więcej nowoczesnych przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości firmowej floty. Dzięki monitoringowi możliwe jest lokalizowanie pojazdów w całej Polsce, Europie i na świecie.
Do poprawnego działania usługi, niezbędne jest urządzenie GPS, które należy zamontować w pojeździe. We Flotis oferujemy dwa rodzaje – Flotis Compact oraz Flotis OBD.
Flotis Compact to urządzenie przeznaczone do ukrytego montażu w pojeździe, które ma wbudowaną antenę GPS oraz GSM wysokiej jakości, dzięki czemu możliwe jest przesyłanie danych o lokalizacji firmowego auta z dużą dokładnością. Ten model obsługuje napięcie do 24V, które występuje w pojazdach o DMC powyżej 3,5 tony.
Flotis OBD to kompaktowe, nowoczesne urządzenie do monitoringu floty GPS, które jest dedykowane pojazdom o DMC do 3,5 tony. Wystarczy je wpiąć do gniazda OBD w aucie, aby odczytywać parametry i sprawdzać wartości danego pojazdu.
Urządzenie GPS zbiera dane o pozycji pojazdu i przesyła je do systemu zarządzania flotą, takiego jak panel Flotis. Dane są aktualizowane regularnie, dzięki czemu możliwe jest monitorowanie pojazdów na bieżąco, a także generowanie analiz i raportów podsumowujących wybrany okres przez użytkownika.
Efektywne zarządzanie samochodami służbowymi
Dzięki monitoringowi floty firmowej można na bieżąco analizować, co dzieje się z pojazdem oraz jak zachowuje się kierowca. System monitoringu GPS Flotis umożliwia sprawdzenie:
- Przekroczeń prędkości na wybranych odcinkach.
- Czasu postojów pojazdu.
- Czasu jazdy pojazdu.
- Całych tras ze szczegółami, np.: godzinie przejazdu, ulicach, pokonanych kilometrach.
- Maksymalnych i średnich prędkości jazdy,
- Stylu jazdy kierowcy.
- Średniego spalania pojazdu.
- Kosztów utrzymania pojazdu.
- Tras zagranicznych – informacji o wjeździe, wyjeździe z danego kraju i czasu spędzonego za kierownicą.
- Napięcia akumulatora.
- Obrotów silnika.
Opcja generowania raportów z podsumowaniem nawet całego roku pozwala na lepsze zarządzanie pojazdami służbowymi oraz pracą kierowców. Dodatkowym atutem jest możliwość nadzorowania kosztów utrzymania floty.
W panelu Flotis istnieje także możliwość ustawienia specjalnych alertów, które poinformują Managera o niepożądanych zjawiskach, takich jak przekroczenie dziennego limitu tras przez kierowcę lub przekroczenie dopuszczalnej prędkości jazdy i innych.