Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą zaliczyć samochód w koszty uzyskania przychodu oraz odliczać podatek VAT, jeśli są aktywnymi podatnikami VAT. W jaki sposób mogą to zrobić, ile samochodów mogą mieć w ramach swojej działalności? Przygotowaliśmy dla Was zbiór najważniejszych informacji o tym, jak rozliczać samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej!
Zarejestrowanie samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej
Samochód stanowi podstawę w wykonywaniu codziennych obowiązków dla wielu osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Niemniej, według przepisów nie ma możliwości zarejestrowania samochodu na jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ w tego rodzaju firmie nie ma osobowości prawnej, w przeciwieństwie do spółki akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą mogą zarejestrować pojazd na konkretną osobę, najpewniej na siebie. Dane z dowodu rejestracyjnej oraz imię i nazwisko właściciela nie będą miały znaczenia przy rozliczaniu podatku za zakup auta, koszty eksploatacyjne, paliwo i ubezpieczenie OC.
Samochód, który zostanie zarejestrowany na przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą może zostać zaliczony do ewidencji środków trwałych i tym samym poddany amortyzacji.
Jak rozliczyć samochód prywatny w działalności gospodarczej?
W jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, może rozliczyć samochód w dwóch wariantach:
Podatek VAT
Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, wówczas ma możliwość odliczenia z podatku VAT zakupu oraz kosztów eksploatacji auta. Pojazd może być zarówno nowy, jak i używany, najważniejsze jest to, by sprzedawca oraz kupujący byli czynnymi podatnikami VAT.
Ile podatku VAT można odliczyć w związku z zakupem oraz eksploatacją samochodu?
- 50% podatku VAT – jeśli samochód jest używany do celów służbowych oraz prywatnych.
- 100% podatku VAT – jeśli samochód jest używany wyłącznie do celów służbowych.
Chcąc uzyskać możliwość odliczenia 100% podatku VAT dla samochodu służbowego w jednoosobowej działalności gospodarczej należy udać się do urzędu skarbowego oraz zgłosić pojazd za pomocą druku VAT-26.
Trzeba również pamiętać o aktualizacji przepisów z 1 stycznia 2019 roku, czyli o konieczności stałego monitorowania przebiegu pojazdu. A to zadanie ułatwi monitoring Flotis, dzięki któremu uzyskacie łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych danych dotyczących auta, przebiegu, a nawet jakości Waszej jazdy!
Należy również ustalić wewnętrzny regulamin użytkowania samochodu w firmie, aby nie służył do celów prywatnych. Bardzo istotne jest również wpłacenie zaliczki na zakup samochodu, jeśli nie zostanie złożony odpowiedni druk, wówczas pojazd będzie traktowany jako użytkowany prywatnie, co spowoduje możliwość odliczenia wyłącznie 50% podatku VAT.
Odliczenia PIT
Na początku 2019 zmianom uległa Ustawa o podatku dochodowym, do tego czasu osoby, które chciały odliczać dla celów PIT koszty związane z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w firmie, musiały prowadzić tzw. kilometrówkę.
Od 1 stycznia 2019 roku nie trzeba już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki eksploatacyjne na pojazd prywatny, który jest wykorzystywany w działalności gospodarczej (paliwo, OC, przeglądy, części) można ująć w kosztach podatkowych w wysokości 20% ich wartości.
Dwa auta w jednoosobowej działalności
Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, może zaliczyć w koszty wydatki na więcej niż jeden samochód. Istnieje jednak warunek – musi to znaleźć uzasadnienie w charakterze prowadzonej przez niego działalności.
W przepisach nie ma zróżnicowania konsekwencji podatkowych, w zależności od tego, czy dodatkowe środki transportu są finansowane przez leasing czy też kupione za gotówkę. Pojazdy nie muszą się też znacząco od siebie różnić, np.: w kontekście ich przeznaczenia czy konstrukcji. Nie oznacza to, że przedsiębiorca ma pełną dowolność.
Koszty uzyskania przychodów muszą stanowić koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, co umożliwia zaliczenie dwóch samochodów do kosztów przez przedsiębiorcę, o ile będą one racjonalnie i gospodarczo uzasadnione i będą związane z prowadzoną działalnością oraz przychodami. Oznacza to, że podatnik musi mieć uzasadnienie dla wykorzystywania dwóch pojazdów w firmie.
W kwestii tego, jakie samochody można zaliczyć do kosztów, nie ma żadnych wytycznych narzuconych przez przepisy, natomiast dobrym uzasadnieniem wliczania w koszty dwóch samochodów jest np.: auto hybrydowe lub elektryczne, jako uzupełnienie benzynowego albo po prostu posiadanie drugiego pojazdu jako zabezpieczenie możliwości przemieszczania się na wypadek awarii lub serwisu pierwszego auta.
Trzy samochody w jednoosobowej firmie
Zdaniem Fiskusa przepisy ustawy o PIT nie ograniczają możliwości wykorzystywania różnych środków transportu na potrzeby działalności gospodarczej, jak również nie wprowadzają ograniczeń w zakresie ich ilości.
Niemniej, przedsiębiorca musi uzasadnić rodzajem prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej ilość używanych aut. Jeśli zdecydujecie się na zakup trzech aut i rozliczanie ich w ramach prowadzonej przez siebie działalności jednoosobowej działalności gospodarczej, będziecie musieli to odpowiednio uzasadnić przed urzędem skarbowym.
Monitoring Flotis a rozliczenie samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej
Monitoring Flotis umożliwia generowanie różnych raportów dotyczących pojazdów firmowych, co może posłużyć jako dokument księgowy, dokumentacja techniczna pojazdu albo raport pracownika czy pomoc przy rozliczeniu delegacji i wypłaty wynagrodzenia za zagraniczne trasy.
Raport trasy w monitoringu Flotis
Dzięki możliwości wygenerowania raportu szczegółowego z trasy rozliczenie kilometrówki jest niezwykle proste. W zestawieniu zawarte są informacje o liczbie przejechanych km, datach wyjazdu i powrotu, a nawet znajduje się w nim miejsce na podpis pracownika.
Ponadto, zestawienie w formacie xls umożliwia wybór danego samochodu i zakresu czasowego, co z kolei pozwala na kreowanie raportu dostosowanych do potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Dodatkowo, istnieje opcja ustawienia raportu odwiedzin wybranych miejsc na mapie, tzw. GEOstrefy, co pozwala na wygenerowanie zestawienia najczęściej odwiedzanych miejsc przez kierowcę. Takie zestawienie może pomóc łatwiej zaplanować trasę np.: przedstawicielowi handlowemu.
Raport trasy zagraniczne, czyli pomoc przy rozliczaniu zagranicznej kilometrówki
Raport z zagranicznych tras we Flotis umożliwia łatwe rozliczenie kilometrówki dla kierowców, którzy często wyjeżdżają samochodami poza Polskę.
Ta opcja została wprowadzona w wyniku rozporządzenia Unii Europejskiej, które nakazuje wypłatę wynagrodzenia kierowcy zgodną z aktualnymi stawkami, obowiązującymi w danym kraju, nawet jeśli kierowca jest zatrudniony w innym państwie.
Nasze zestawienie jest zgodne z wymogami rozporządzenia UE i może stanowić dokument księgowy, jak również podstawę do rozliczenia wyjazdów pracownika.
Koszty utrzymania pojazdu - jak je policzyć i gdzie ewidencjonować?
We Flotis znajduje się również możliwość wygenerowania raportu dotyczącego kosztów utrzymania pojazdu.
Wystarczy na bieżąco wprowadzać dane z kart paliwowych lub ręcznie dodawać informacje z faktur podsumowujących koszty tankowania paliwa, napraw, myjni i wielu innych usług.
Dzięki temu można uzyskać faktyczne podsumowanie kosztów utrzymania pojazdu firmowego i na bieżąco kontrolować stan techniczny samochodu, np.: monitorując nadmierne spalanie paliwa.
Monitoring Flotis jest niezwykle wygodnym rozwiązaniem dla każdego kierowcy. Świetnie sprawdzi się w jednoosobowej działalności gospodarczej, w której bardzo ważne jest prowadzenie ewidencji przebiegu firmowego samochodu, ale również w takiej, w której przedsiębiorcy zależy na kontrolowaniu stanu technicznego auta, monitorowaniu swoich tras, bez konieczności przedstawiania dokumentacji urzędowi.
Dzięki Flotis można zmniejszyć koszty spalania samochodu, a także zwrócić uwagę na styl jazdy kierowcy, który może negatywnie wpływać na auto.
Generowanie raportów w systemie jest bardzo intuicyjne, a co najważniejsze - zestawienia przygotowane przez Flotis mogą być z powodzeniem wykorzystywane jako oficjalne dokumenty księgowe.