Zakup samochodu na firmę - wszystko co musicie wiedzieć

Decyzja o zakupie samochodu na firmę, to ważny krok, który wymaga starannego przemyślenia i odpowiedniego przygotowania. Poznajcie kluczowe aspekty, które każdy przedsiębiorca powinien rozważyć przed sfinalizowaniem takiej transakcji i dowiedzcie się, jak uniknąć typowych pułapek oraz jak maksymalnie wykorzystać zakup samochodu do wspierania rozwoju swojego biznesu.

Kupno samochodu a koszty uzyskania przychodu

Kupno samochodu na firmę ma bezpośredni wpływ na koszty uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie, jak również na całkowitą sytuację finansową firmy, ponieważ umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania.

W przypadku zakupu pojazdu na użytek firmowy, najważniejszymi aspektami są:

• Amortyzacja - samochód zakupiony na firmę jest traktowany jako środek trwały, co oznacza, że jego wartość można amortyzować. Amortyzacja, to proces rozliczania kosztu środka trwałego w czasie, co umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania. Długość okresu amortyzacji i stawki mogą różnić się w zależności od typu pojazdu i przepisów.
• Koszty eksploatacyjne – czyli wszystkie koszty, które są związane z codziennym użytkowaniem pojazdu: paliwo, przeglądy techniczne, naprawy, ubezpieczenia oraz inne wydatki, mogą być wliczane w koszty uzyskania przychodu. To pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania.
• VAT i inne ulgi podatkowe - w zależności od przepisów w danym kraju, przedsiębiorstwa mogą odliczać VAT od zakupu samochodu oraz od kosztów jego eksploatacji, o ile samochód jest wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą. Niektóre kraje oferują również dodatkowe ulgi podatkowe dla firm inwestujących w pojazdy elektryczne lub hybrydowe.
• Koszty finansowania - jeżeli zakup samochodu został sfinansowany za pomocą leasingu lub kredytu, odsetki od tych zobowiązań również mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. To znacznie obniża koszty firmowe i wpływa korzystnie na płynność finansową firmy.
• Wpływ na cash flow - zakup pojazdu może generować wyższe koszty początkowe, ale rozłożenie ich w czasie (poprzez amortyzację i rozliczanie kosztów eksploatacji) pomaga w zarządzaniu cash flow przedsiębiorstwa.
• Aspekty prawne i obowiązki sprawozdawcze - kupując samochód na firmę, przedsiębiorstwo musi również spełniać określone wymogi prawne, w tym dokonywać odpowiednich wpisów w rejestrach środków trwałych oraz prowadzić dokładną ewidencję wydatków związanych z pojazdem.

Leasing auta na firmę

Leasing samochodu na firmę, to popularna forma finansowania pojazdów, która oferuje wiele korzyści podatkowych i operacyjnych dla przedsiębiorstw. Jest to szczególnie atrakcyjna opcja dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą uniknąć dużych wydatków początkowych i preferują regularne, przewidywalne koszty operacyjne.

Leasing samochodu na firmę jest szczególnie korzystny, gdy firma potrzebuje zachować płynność finansową, przedsiębiorstwo zamierza regularnie wymieniać flotę pojazdów, istnieje potrzeba minimalizacji obciążeń administracyjnych, związanych z utrzymaniem pojazdu lub firma chce uzyskać ulgi podatkowe, wynikające z leasingu.

Istnieją dwa rodzaje leasingu – operacyjny oraz finansowy.

Leasing operacyjny umożliwia uzyskanie pojazdu dla firmy na określony czas (zwykle od 2 do 5 lat). Leasingodawca nadal stanowi właściciela pojazdu, ale przedsiębiorstwo uiszcza stałą miesięczną ratę za użytkowanie auta. Koszty leasingu mogą być w pełni odliczane od podatku w formie kosztów operacyjnych firmy, na koniec okresu leasingowego pojazd może zostać zwrócony lub wykupiony za ustaloną wcześniej cenę rezydualną. Firma może również rozpocząć nowy leasing innego pojazdu.

Leasing finansowy przypomina zakup na raty, po zakończeniu umowy przedsiębiorstwo przejmuje własność pojazdu, raty tej formy leasingu mogą być częściowo odliczane od podatku, ponieważ zawierają element kapitałowy (spłatę wartości pojazdu) oraz element odsetkowy. Amortyzacja pojazdu może zostać zaksięgowana w bilansie przedsiębiorstwa.

Kredyt samochodowy na firmę

Kredyt na samochód dla firmy, to jedna z opcji finansowania zakupu pojazdu, która może być atrakcyjna dla przedsiębiorstw, poszukujących długoterminowej własności pojazdu bez konieczności korzystania z leasingu.

Kredytowanie zakupu samochodu firmowego wiąże się z szeregiem aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

• Przedsiębiorstwo musi złożyć wniosek kredytowy, który wymaga dostarczenia dokumentów, takich jak aktualne sprawozdania finansowe, rejestracja działalności gospodarczej i inne dokumenty potwierdzające zdolność kredytową.
• Bank ocenia zdolność kredytową firmy na podstawie jej historii kredytowej, przepływów pieniężnych i stabilności finansowej i wydaje decyzję końcową.
• Po zatwierdzeniu decyzji, strony podpisują umowę kredytową, która określa warunki spłaty, oprocentowanie, terminy płatności oraz inne zobowiązania i prawa stron.

Zaletami kredytu na samochód dla firmy są: uzyskanie pojazdu na własność, już od momentu zakupu, możliwość zaliczenia odsetek od kredytu do kosztów uzyskania przychodu, co zmniejsza obciążenie podatkowe firmy oraz możliwość sprzedaży lub zmiany pojazdu, dzięki zachowaniu nad nim pełnej kontroli.

Nie jest to jednak rozwiązanie pozbawione wad - obciążenie kredytowe zwiększa dług ogólny firmy, co wpływa na jej zdolność uzyskania dodatkowego finansowania na inne przedmioty. Poza tym, kredyt może okazać się znacznie droższą opcją, aniżeli leasing czy wynajem długoterminowy pojazdu.

Samochód na firmę a formalności

Zakup samochodu na firmę wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych formalności prawnych i finansowych. Proces ten różni się w zależności od kraju, w którym firma działa, ale istnieje kilka podstawowych kroków, które zazwyczaj należy wykonać.

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego pojazdu, który będzie spełniał potrzeby biznesowe firmy. Należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak koszty eksploatacji, efektywność paliwowa, niezawodność, oraz koszty ubezpieczeń.

Aby móc zakupić pojazd na użytek przedsiębiorstwa, firma musi być zarejestrowana i posiadać odpowiedni status prawny, umożliwiający prowadzenie działalności gospodarczej oraz zawieranie umów. Wymagane może być przedstawienie aktualnego wyciągu z rejestru handlowego lub innych dokumentów rejestrowych.

Należy zdecydować, czy samochód zostanie zakupiony za gotówkę, wzięty w leasing, czy kupiony na kredyt. Każda z tych opcji wymaga różnych formalności:

• Leasing – będzie wymagał negocjacji warunków umowy leasingowej z firmą leasingową oraz dostarczenie dokumentów i informacji o statusie firmy.
• Kredyt – wymagane będzie złożenie wniosku kredytowego w banku lub instytucji finansowej oraz przedstawienie dokumentów potwierdzających zdolność kredytową firmy.
• Zakup za gotówkę – to najprostsza forma, wymagająca jedynie dostępnych środków finansowych.

Kupiony samochód musi być zarejestrowany na firmę i odpowiednio ubezpieczony. Wymagane dokumenty, to między innymi: dowód zakupu, potwierdzenie zakupu ubezpieczenia, oraz dowód rejestracji firmy. W niektórych przypadkach może być także potrzebna zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz inne dokumenty.

Samochód zakupiony na firmę należy odpowiednio zaksięgować, jako środek trwały w księgach rachunkowych firmy. Należy również ustalić zasady amortyzacji oraz możliwość odliczeń podatkowych związanych z eksploatacją pojazdu.

Firma musi prowadzić szczegółową dokumentację, dotyczącą wykorzystania pojazdu, w tym rejestry przejazdów, faktury za paliwo, serwis oraz inne koszty operacyjne, które mogą być wykorzystane do celów podatkowych i księgowych.

Ważne jest, aby samochód był wykorzystywany zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przepisami o emisji spalin, przepisami drogowymi oraz przepisami podatkowymi dotyczącymi wykorzystania pojazdów firmowych.

Zakup samochodu przez dealera - zmiana przepisów

Wraz z dniem 1 stycznia 2024 roku weszły w życie nowe przepisy, dotyczące rejestracji pojazdów. Zgodnie z ustaleniami, wniosek o rejestrację pojazdu należy złożyć w terminie:

• 30 lub 90 dni od dnia nabycia pojazdu na terenie RP.
• 30 lub 90 dni od daty dopuszczenia do obrotu przez KAS pojazdu, który został sprowadzony z terytorium państwa, które nie należy do UE, na teren RP.
• 30 lub 90 dni od daty sprowadzenia pojazdu na terytorium RP z terytorium państwa członkowskiego UE.

Termin 90 dni dotyczy profesjonalnych sprzedawców pojazdów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, związana z obrotem pojazdami na terenie RP, czyli dealerzy, leasingodawcy, platformy zakupowe, komisy, stacje demontażu, wynajmujący, itd.

Ewidencja zakupionych pojazdów w firmie

Prowadzenie dokładnej ewidencji zakupionych pojazdów w firmie jest kluczowe dla zarządzania finansami, monitorowania kosztów operacyjnych oraz spełniania wymogów podatkowych i regulacyjnych.

W prawidłowo prowadzonej ewidencji pojazdów powinny zostać uwzględnione:

Dane pojazdu:

• Marka, model i rok produkcji.
• Numer rejestracyjny i numer VIN.
• Data zakupu i cena zakupu.
• Źródło zakupu (dealer, leasing, kredyt).
• Amortyzacja pojazdu: wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, obliczenia roczne.

Dokumentacja finansowa i podatkowa:

• Faktury zakupu, umowy leasingowe lub kredytowe.
• Dokumenty ubezpieczeniowe i potwierdzenia płatności.
• Dowody opłat rejestracyjnych i innych opłat początkowych.
• Ewidencja odliczeń podatkowych i VAT-u (jeśli dotyczy).

Koszty eksploatacyjne:

• Wydatki na paliwo, serwis i konserwację.
• Koszty napraw i wymiany części.
• Ubezpieczenie i opłaty drogowe.

Wykorzystanie pojazdu:

• Przebieg pojazdu (na początku i na koniec okresu rozliczeniowego).
• Cel i zakres użytkowania (służbowy, mieszany).
• Ewidencja użytkowników pojazdu w firmie.

Aby usprawnić proces prowadzenia ewidencji pojazdów w przedsiębiorstwie, można skorzystać z monitoringu pojazdów Flotis, który umożliwia pełne zarządzanie flotą i dostarcza wszystkie najważniejsze informacje.

Flotis pozwala także generować raporty z zestawieniami danych, niezbędne do prowadzenia ewidencji pojazdów w firmie.